AI業務改善 紙・PDF・Excel転記の自動化
紙・PDF・Excel転記の自動化
紙やPDFを見ながら入力する作業を、
できるところから減らします。
紙の書類、PDF、Excel、メール本文などに散らばった情報を、管理表へ手入力している会社は少なくありません。
スタジオコンチーゴでは、紙やPDFから必要な情報を読み取り、スプレッドシートや管理表へ転記しやすくする仕組みを作ります。
- 転記負担
- 手入力の量を減らしやすく
- 入力ルール
- 担当者ごとの差を整理
- 確認重視
- 例外対応へ集中しやすく
転記フロー整理イメージ
- 紙・PDF・Excelばらばらの情報源をそのまま抱えている状態
- 項目抽出日付、会社名、金額、数量など読み取りやすい項目から整理
- 管理表へ転記確認しやすい形で一覧化し、検索や集計もしやすく
散らばった資料→管理しやすい一覧
紙を見ながら何度も入力している
日付や金額など、同じような項目を繰り返し手入力しているケースです。
担当者によって入力ルールが違う
略称や書き方の違いが集計ミスや確認のしづらさにつながります。
検索や集計に時間がかかる
入力後のデータ活用まで見越した整理になっておらず、後工程が重くなります。
よくある課題
- 紙の入金情報や売上情報を手入力している
- PDFを見ながらExcelへ転記している
- 担当者によって入力ルールが違う
- 入力後のチェックに時間がかかる
- 過去データの検索や集計がしにくい
できること
- 紙やPDFからの情報抽出補助
- Excelやスプレッドシートへの転記補助
- 入力ルールの整理
- チェック用一覧の作成
- 毎月の集計作業の効率化
導入後のイメージ
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導入前
- 手入力の量多い
- 入力ルールのばらつき大きい
- 確認と検索のしやすさ低い
紙やPDFを見ながら都度入力し、入力後の見直しでもう一度時間がかかりやすい状態です。
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導入後
- 読み取りやすい項目から整理少ない
- 入力ルールを統一小さい
- 確認と例外対応へ集中高い
まずは効果が出やすい項目から対応し、担当者は確認と例外対応に集中できる状態を目指します。
全部を一気に変えるのではなく、小さく始めます
すべての帳票を同時に自動化するのではなく、まずは日付、会社名、金額、数量など、読み取りやすく効果が出やすい項目から対応します。
進め方
対象資料を確認
紙、PDF、Excel、メールなど、どこに情報が散らばっているか整理します。
項目を絞る
日付や金額など、まず読み取りやすく効果が出やすい項目を選びます。
転記ルールを整える
管理表の列構成や入力ルールをそろえ、確認しやすい形を作ります。
試作して確認
実際の資料で転記精度や例外ケースを確認し、運用しやすさを調整します。
集計しやすい形へ広げる
検索や月次集計まで見据えて、必要に応じて複数資料へ対応を広げます。
料金目安
- 転記作業の整理・改善診断
55,000円から
- 1種類のPDF・紙資料の転記補助
220,000円から
- 複数資料を含む集計フロー整備
550,000円から
サンプル資料をもとに確認できます
紙やPDFを見ながら入力している作業があれば、サンプル資料をもとに自動化できる範囲を確認できます。